Omschrijving
Het bestuursakkoord "Met lef & liefde voor Deventer" spreekt over grote kansen en uitdagingen op het gebied van werk, duurzaamheid, zorg, evenementen en samen leven. Dat vraagt om een organisatie die zich makkelijk organiseert rond deze opgaven. Een organisatie die goed functioneert, die zowel robuust is als wendbaar. Daarover gaat het programma Bedrijfsvoering.
We ontwikkelen ons tot een organisatie die flexibel, communicatief en netwerkend is. Zo kunnen we inspelen op wat de samenleving ons vraagt. De rol die we daarbij innemen (faciliterend, regulerend, uitnodigend of handhavend) hangt af van het maatschappelijke vraagstuk. De organisatie kent een verdeling van taken en verantwoordelijkheden, maar treedt naar buiten toe als één geheel op. De organisatie is er op gericht een optimale connectie te maken met de buitenwereld. En zorgt ervoor dat maatschappelijke vraagstukken snel en effectief worden opgepakt.
We willen een organisatie zijn waar de medewerkers met trots en plezier werken. Dat doen we in duurzame huisvesting waarin gebouw en voorzieningen optimaal worden benut. In een organisatie waar integraal gewerkt wordt, over domein- en teamgrenzen heen. Waar we sturen op basis van vertrouwen: minder kaders, maar wel steviger en met korte beslislijnen. En volgens de kernwaarden zorgzaam, verantwoordelijk, open en durf.
Inwoners en ondernemers verwachten dat we onze informatievoorziening op orde hebben. Tot de basis daarvan behoort het borgen van privacy en informatieveiligheid. Ook vraagt dit om een gemeentelijke organisatie die datagedreven werkt.
Er is een sterke focus op de financiële soliditeit van de gemeente. Op www.hetgeldvan.deventer.nl zijn begroting en andere financiële stukken volledig digitaal beschikbaar. Besturen betekent vooraf kaderen, vervolgens het goede handelen en achteraf verantwoorden. De gemeente Deventer wil graag laten zien dat zij in control is. Zo verantwoorden we open en transparant aan onze inwoners wat we voor de gemeenschap hebben gedaan. Control is daarmee een essentieel onderdeel voor de gemeente om succesvol te zijn.
Deventer, Olst-Wijhe en Raalte (DOWR) hebben een samenwerkingsverband op het gebied van bedrijfsvoering. De financiële administratie, gemeentelijke belastingen, ICT, facilitaire zaken en het inkoopadvies leveren we in dit verband vanuit de gemeente Deventer. Continu innoveren is op alle percelen het uitgangspunt.
Soort wijziging
Status
Doelstelling - We werken met hoofd, hart en handen voor Deventer
We zijn een lerende organisatie; hebben inzicht in ons succes én falen. Medewerkers hebben eigen regie en verantwoordelijkheid op hun loopbaan en mobiliteit. Onze organisatie kenmerkt zich door diversiteit.
Relatie met strategisch doel
Wij zoeken meer verbinding met de samenleving. Participatie en actief burgerschap zijn onze uitgangspunten. Wij betrekken de inwoners zo goed mogelijk bij het opstellen van beleid en het uitvoeren van plannen. In de communicatie gebruiken we moderne media en sluiten we aan op bestaande kanalen in de verschillende wijken en dorpen. Afgelopen jaren zijn de criminaliteitscijfers gedaald en de gevoelens van veiligheid toegenomen. Wij willen deze lijn vasthouden.
Prestaties
Historie
Historie
Historie
Historie
Doelstelling - We werken datagedreven en met een eigentijdse informatievoorziening
We werken digitaal. We ontwikkelen ons naar een datagedreven organisatie. Met onze informatiehuishouding kunnen we efficiënt en integraal werken. Onze proces- en ICT-inrichting kan snel aangepast worden op nieuwe taken. Daarvoor maken we gebruik van technische mogelijkheden en innovaties.
Relatie met strategisch doel
Wij zoeken meer verbinding met de samenleving. Participatie en actief burgerschap zijn onze uitgangspunten. Wij betrekken de inwoners zo goed mogelijk bij het opstellen van beleid en het uitvoeren van plannen. In de communicatie gebruiken we moderne media en sluiten we aan op bestaande kanalen in de verschillende wijken en dorpen. Afgelopen jaren zijn de criminaliteitscijfers gedaald en de gevoelens van veiligheid toegenomen. Wij willen deze lijn vasthouden.
Prestaties
Historie
Historie
Historie
Historie
Doelstelling - We zijn een flexibele en wendbare organisatie
We zijn een lerende organisatie, hebben inzicht in ons succes én falen. Medewerkers hebben eigen regie en verantwoordelijkheid op hun loopbaan en mobiliteit. We zijn een aantrekkelijke werkgever. We werken met vitale professionals in een eigentijdse, digitale en inclusieve werkomgeving. Daarmee zijn we open, verantwoordelijk, zorgzaam en met durf.
Relatie met strategisch doel
Wij zoeken meer verbinding met de samenleving. Participatie en actief burgerschap zijn onze uitgangspunten. Wij betrekken de inwoners zo goed mogelijk bij het opstellen van beleid en het uitvoeren van plannen. In de communicatie gebruiken we moderne media en sluiten we aan op bestaande kanalen in de verschillende wijken en dorpen. Afgelopen jaren zijn de criminaliteitscijfers gedaald en de gevoelens van veiligheid toegenomen. Wij willen deze lijn vasthouden.
Prestaties
Historie
Historie
Historie
Historie
Doelstelling - We hebben een solide bedrijfsvoering
We zijn financieel robuust en hebben een toegankelijke en betrouwbare informatievoorziening. We werken met vitale professionals in een eigentijdse werkomgeving. Daarmee zijn we slagvaardig, betrouwbaar en transparant.
Relatie met strategisch doel
Wij zoeken meer verbinding met de samenleving. Participatie en actief burgerschap zijn onze uitgangspunten. Wij betrekken de inwoners zo goed mogelijk bij het opstellen van beleid en het uitvoeren van plannen. In de communicatie gebruiken we moderne media en sluiten we aan op bestaande kanalen in de verschillende wijken en dorpen. Afgelopen jaren zijn de criminaliteitscijfers gedaald en de gevoelens van veiligheid toegenomen. Wij willen deze lijn vasthouden.
Prestaties
Historie
Historie
Historie
Exploitatie (bedragen x €1.000) | |||||
Programma | Besloten via | Lasten | Baten | Saldo | Document |
---|---|---|---|---|---|
Bedrijfsvoering | Begroting 2021 | 36.671 | 8.451 | -28.220 | |
3e kwartaalrapportage 2020 | -17 | 22 | 39 | ||
4e kwartaalrapportage 2020 | 1.437 | 348 | -1.089 | ||
Ambtelijke wijziging | -135 | -95 | 40 | ||
1e kwartaalrapportage 2021 | -209 | -640 | -431 | ||
Voorjaarsnota 2021 | 18 | -18 | |||
2e kwartaalrapportage 2021 | 360 | 590 | 230 | ||
3e kwartaalrapportage 2021 | -390 | -18 | 372 | ||
Totaal programma | 37.735 | 8.658 | -29.077 | ||
Reserves (bedragen x €1.000) | |||||
Programma | Besloten via | Lasten | Baten | Saldo | Document |
Bedrijfsvoering | Begroting 2021 | 766 | 695 | -71 | |
3e kwartaalrapportage 2020 | 317 | 342 | 25 | ||
4e kwartaalrapportage 2020 | 0 | 1.088 | 1.088 | ||
1e kwartaalrapportage 2021 | 8 | 0 | -8 | ||
2e kwartaalrapportage 2021 | 3 | 0 | -3 | ||
3e kwartaalrapportage 2021 | 139 | -106 | -245 | ||
Totaal programma | 1.233 | 2.019 | 786 | ||
Investeringen (bedragen x €1.000) | |||||
Programma | Besloten via | Lasten | Baten | Saldo | Document |
Bedrijfsvoering | Begroting 2021 | 2.422 | 0 | -2.422 | |
3e kwartaalrapportage 2020 | 876 | 0 | -876 | ||
4e kwartaalrapportage 2020 | -42 | 0 | 42 | ||
1e kwartaalrapportage 2021 | 1.512 | 0 | -1.512 | ||
Voorjaarsnota 2021 | 59 | -59 | |||
2e kwartaalrapportage 2021 | 302 | -302 | |||
Totaal programma | 5.129 | 0 | -5.129 |
Exploitatie prognose
(bedragen x €1.000)
Primitieve begroting | Begroting na wijziging | Rekening Prognose | Verschil Prognose | |
Lasten | 36.671 | 37.735 | 34.702 | -3.033 |
Baten | 8.451 | 8.658 | 8.274 | -384 |
Voor resultaatbestemming | -28.220 | -29.077 | -26.428 | 2.649 |
Stortingen in reserves | 766 | 1.234 | 1.231 | -3 |
Puttingen uit reserves | 695 | 2.019 | 1.342 | -676 |
Na resultaatbestemming | -28.292 | -28.292 | -26.317 | 1.975 |
Budgetoverhevelingen
(bedragen x €1.000) | |||
Onderwerp | Lasten | Baten | Saldo |
---|---|---|---|
Ontwikkelbudget financiële functie | 128 | 128 | 0 |
Leren en ontwikkelen | 192 | 0 | -192 |
Informatieveiligheid | 347 | 234 | -113 |
ICT projecten | 1.193 | 830 | -362 |
Directiebudget loonsom | 237 | 0 | -237 |
Totaal | 2.096 | 1.192 | -904 |
Saldo na resultaatbestemming en budgetoverheveling
(bedragen x €1.000) | |
Saldo | |
Saldo na resultaatbestemming | 1.975 |
Saldo budgetoverheveling | -904 |
Saldo na budgetoverheveling | 1.071 |
Toelichting voorlopig saldo na budgetoverheveling (voordeel €1.071.000)
Facilitaire Zaken (voordeel €253.000)
Omdat veel medewerkers vanwege de corona-pandemie hebben thuisgewerkt is het Stadhuis minder intensief gebruikt. Net als in 2020 is er daardoor een lager verbruik van o.a. warme dranken, catering, printkosten en frankeringskosten. Ten opzichte van de derde kwartaalrapportage leidt dit tot een voordeel van €122.000, In kwartaalrapportages is eerder al een besparing van €270.000,- op deze kosten ingeboekt.
Voorts zijn er voordelen op de loonkosten van het team Facilitaire Zaken (€84.000) en op de kosten voor Biebquest (€47.000), onder meer door een bijdrage van gemeente Raalte.
Personeel en Organisatie (voordeel €140.000 )
Door de beperkingen vanwege de corona-pandemie konden in 2021 minder fysieke personele bijeenkomsten worden georganiseerd. Hierdoor is er een fiscaal voordeel op de werkkostenregeling (€95.000). Door personele verschuivingen is een eenmalig voordeel op de loonsom van P&O-medewerkers. (€45.000).
Communicatie (voordeel €198.000)
Door de corona-beperkingen is er veel minder gebruik gemaakt van publicaties in het gebouw via beeldschermen (Narrow Casting). Ook zijn er minder kosten gemaakt voor publicaties in kranten en inzet van externe dienstverlening (€145.000). Door de inzet op projecten kent de omzet van de vakgroep Communicatie een voordeel van €53.000.
ICT (voordeel €293.000)
Het netto resultaat van DOWR-I bedraagt €500.000. Het aandeel van de gemeente Deventer hierin betreft €293.000. Het voordeel wordt verklaard door een aantal factoren:
- Er zijn lagere kosten voor software-applicaties voor bedrijfsvoering (€245.000). Dit betreft zowel lagere kosten aan onderhoud en aanpassingen van systemen als lagere kosten voor de vaste bijdragen voor de coöperatieve vereniging Dimpact en licenties. Daar staat tegenover dat op andere applicaties (zoals voor burgerzaken op programma 1 Burger en Bestuur) deze kosten hoger zijn dan begroot.
- De kosten voor Microsoftlicenties zijn lager (€100.000) omdat in 2021 nog niet is overgegaan naar de Microsoft E5 licenties. De huidige E3 licenties voldoen aan de behoefte en informatieveiligheid van de drie gemeenten.
- Kosten voor het netwerk op aflopende contracten voor hard- en software zijn lager (€95.000).
- Kosten voor telefonie zijn lager (€50.000) omdat begrote advieskosten niet volledig zijn besteed in 2021.
- Resterend verschil (€10.000) betreft een beperkt voordeel op loon en inhuurkosten.
Juridische zaken en Inkoop (voordeel €130.000)
Door minder bezwaar- en beroepsprocedures zijn de juridische kosten lager (€30.000). Ook zijn er lagere kosten voor personele verzekeringen (€35.000), privacybudget (€30.000) en inkoopsamenwerking DOWR (€35.000).
Overige verschillen (voordeel €57.000)
Deze verschillen betreffen vooral hogere dekking overhead uit uren op tarief voor projecten (€117.000), personele kosten team Finance&Control (€16.000), Concernstaf (-€38.000) en lagere dekking door een niet benut bedrag uit een reserve (-38.000).
Investeringen
(bedragen x €1.000) | ||||
Primitieve begroting | Begroting na wijziging | Rekening | Verschil | |
Uitgaven t.l.v. investeringen | 2.422 | 5.128 | 2.951 | -2.177 |
Inkomsten t.g.v. investeringen | 0 | 0 | 7 | 7 |
Saldo | -2.422 | -5.128 | -2.944 | 2.184 |
Toelichting
Roadmap investeringen ICT
Wereldwijd zijn er problemen en knelpunten in de levering van hardwareproducten die chips bevatten. Daardoor zijn levertijden fors toegenomen. Activering en ingebruikname van ICT vanuit vervangingstrajecten verschuift hierdoor gedeeltelijk naar 2022. Dit betreft onder meer een deel van de investering in WIFI, netwerkswitches, Wide Area Network, laptops, smartphones en beeldschermen. Ook laptops en smartphones voor de Raad worden uitgegeven in 2022. Investeringen in firewall, loadbalancers en patch management tooling zijn geheel doorgeschoven naar 2022.
Toekomstgericht werken
Om toekomstgericht werken optimaal te ondersteunen worden diverse ruimten in het Stadhuis heringericht. Dit betekent ook dat er op diverse plekken ander meubilair wordt geplaatst om zo meer diversiteit te creëren in type werkplekken. In eerste instantie wordt de focus gelegd op de algemene ruimten in het Stadhuis, het werkgebied wordt later aangepast. Daarbij gaat het om meer plekken voor (video)bellen, meer ruimten om projectmatig (samen) te werken en meer aanlandplekken. Dit proces wordt zorgvuldig uitgevoerd in afstemming met de gebruikers. De investeringen die ermee gemoeid zijn worden met name in 2022 gedaan. Bij de jaarrekening zal daardoor het merendeel van het begrote krediet ad €390.000 doorschuiven.
4e kwartaal
Naam | Taakveld | Voortgang | Stand van zaken | |
---|---|---|---|---|
ICT - Roadmap | 0.4 | Behoeft aandacht | Wereldwijd zijn er problemen/knelpunten in levering van producten (hardware) waar chips in zitten. Daardoor zijn levertijden fors aan het toenemen. Mogelijk dat activering/ingebruikname van ICT vervangingstrajecten hierdoor verschuiven/doorlopen. | |
ICT middelen / AV middelen vergaderruimtes | 0.4 | Op koers | ||
Toekomst gericht werken | 0.4 | Behoeft aandacht | Om toekomstgericht werken optimaal te ondersteunen worden diverse ruimten in het stadhuis heringericht. Dit betekent ook dat er op diverse plekken ander meubilair wordt gekocht om zo meer diversiteit te creëren in type werkplekken. In de eerste instantie wordt de focus gelegd op de algemene ruimten in het stadhuis. Het werkgebied wordt later aangepast. Daarbij gaat het om meer plekken om te (video) bellen, meer ruimten om projectmatig (samen) te werken en meer aanlandplekken. Dit proces wordt zorgvuldig uitgevoerd in afstemming met de gebruikers. De investeringen die daarmee gemoeid zijn worden met name in 2022 gedaan. Bij de jaarrekening zal daardoor het merendeel van het begrote krediet ad €390.000 doorschuiven naar 2022. | |