L. Grijsen

20 januari 2022

Het project betreft de doorontwikkeling van het concept De Nieuwe Keizer en de daarbij behorende organisatie en het gemeentelijke pand ‘de Schouwburg, vml Filmhuis, Iris-kantoren en verhuur Kunstcircuit’ aan de Keizerstraat. Inzet is te komen tot een toekomstbestendig multifunctioneel cultuur- en zakelijk ontmoetingscentrum. Eén locatie, centraal gelegen in de Kien, tussen station en de binnenstad; geschikt voor cultuur-, educatie, horeca en zakelijke functies. Deze ambitie is op 13 april 2021 gepresenteerd door de directeur a.i. van de Deventer Schouwburg; Gabriel Oostvogel.   

Deze ontwikkeling, passend in de diverse pijlers van het gemeentelijk beleid, vergt diverse inspanningen. Inspanningen op het gebied van interne organisatie; verregaande samenwerking tussen culturele partners, onderwijs en bedrijfsleven. Maar ook een forse verbouwing van de technisch sterk geïntegreerde gemeentelijke panden.
Het nieuwe concept; de bijpassende organisatie(vorm) en het aangepaste gebouw moeten voldoen aan de in de Cultuurvisie 2019 omschreven eisen op het gebied van de culturele programmering. Op deze manier blijft de bestaande subsidie ad. 1.8 miljoen per jaar gewaarborgd als inkomstenbron voor de sluitende exploitatie. Anderzijds moet er sprake zijn van een marktconforme huurprijs voor de huur van het te moderniseren en verduurzamen gebouw. Of en hoe het nieuwe concept en de nieuwe organisatie ‘De Nieuwe Keizer’ met een eenmalige extra onrendabele investering in het gebouw op termijn kan voldoen aan deze randvoorwaarden is de hamvraag die centraal staat in de verkenningsfase.  
Een geactualiseerd en breed gedragen nieuw concept gericht op diverse doelgroepen is hiervoor de eerste stap. De eerste ambities hiertoe zijn door de voormalige directeur a.i. opgeleverd in Q2 2021. In de Verkenningsfase gaat de nieuwe directeur DS / kwartiermaker DNK de verdere uitwerking van het concept, bijbehorende organisatie en een geactualiseerde businesscase uitwerken; gevolgd door de benodigde aanpassingen aan het gebouw.   

Begin september 2021 heeft het college het voorstel aan de raad aangeboden met als beslispunten:  
- De initiatieffase af te ronden op basis van het informatiedocument
- Het college opdracht te geven de verkenningsfase te starten voor scenario 4: transformatie naar functieverbreding  

Beeldvormende sessie: 6-10-2021
Oordeelsvormende sessie: 27-10-2021
Besluitvorming hamerraad: 17-11-2021

In de Voorjaarsnota 2021 is een de volgende reservering opgenomen:  
2022: 120
2023: 3.920
2024: 200
2025: 100

Dit is als volgt tot stand gekomen:  
Op basis van de inzichten in Q2 2021 vraagt realisatie van De Nieuwe Keizer een totale investering van €10,6 miljoen, waarvan €8 miljoen stichtingskosten en €2,6 miljoen inrichting en theatertechniek. Van de investering wordt €4.2 miljoen, in overeenstemming met het initiatiefplan voor De Nieuwe Keizer (april 2021), binnen de bestaande exploitatie van het pand gedekt. Met name door verlenging van de afschrijvingstermijn van het gebouw van 2036 naar 2046 en het verlagen van de rente op bestaande leningen van 4% naar 2,2%. De investering in inrichting en theatertechniek van €2,6 miljoen wordt gedekt binnen de exploitatie van De Nieuwe Keizer. Voor deze investeringen wordt de gemeente verzocht een lening te verstrekken. In de lijn van het collegebesluit van 26-2-2019 (en Raadstafel 10-4-2019) kan in gemeentelijke financiering met een geldlening van de €2,6 miljoen worden voorzien.

Het resterende deel van de investering in de stichtingskosten, namelijk €3,8 miljoen is ongedekt. Hiervoor is een reservering gevraagd bij de VJN 2021. Naast de stichtingskosten is eenmalig €360.000 gevraagd vanuit de algemene middelen voor de projectorganisatie. Daarnaast zij aanloopkosten en aanloopverliezen op €400.000 geraamd (ook eenmalig uit de algemene middelen te dekken).   

Deze besluitvorming is afgerond op 17-11-2021
- voorbereidingskrediet van € 120.000 beschikbaar te stellen voor 2022
- 3,920 miljoen euro te reserveren in 2023, 200 en 100 (2024-2025)

Het project verkeert in de Verkenningsfase; Binnen de Verkenningsfase onderscheiden we, in overeenstemming met de Evaluatie Leidraad Grote Projecten,  de Definitie en Ontwerpfase (VO en DO).   

Definitiefase (120.000, Raadsbesluit mei 2022) :  
- Concept,  
- Operationeel Plan (businesscase),
- Programma van Eisen  

Ontwerpfase VO (Ntb; % van de totale bouwsom, Raadsbesluit nov 2022 ):
- Voorlopig Ontwerp
- Investeringsraming
- Risicoanalyse  

Definitief Ontwerp (Ntb de totale bouwsom, Raadsbesluit Q1 2023 DEF GO/NO GO):
- Investeringsraming
- Risicoanalyse

 Op basis van de verdeling in drie stappen wordt het risico op te hoge voorbereidingskosten beperkt en is de sturing door de raad maximaal.   

Bij de overgang van de Initiatieffase naar de Verkenningsfase is intensief gesproken met de gemeenteraad. Diverse scenario’s zijn in de afgelopen jaren bekeken, waarbij er voor het oplossen van de steeds structurele tekorten door het verlenen van meer cultuursubsdie geen draagvlak werd gevonden. Ook het scenario: afschalen van podium, met forse krimp en mogelijk het failliet gaan van de Deventer Schouwburg past niet bij de culturele-, economische en gedefinieerde ambities voor de stad Deventer en het gebied De Kien. De weg voorwaarts is gekozen door te kiezen voor een transformatie van de functie, organisatie en het pand. Echter, dit is niet zonder risico’s.  

Vanuit de Raad van Commissarissen Deventer Schouwburg is Rob van den Hove in september 2021 aangesteld als directeur voor de huidige DS en kwartiermaker voor De Nieuwe Keizer. Ook blijft hij de directeur van MIMIK. Deze directeur is verantwoordelijk voor de verdere uitwerking en aanscherping van het concept en de organisatie en exploitatie die hierbij hoort. Ook bepaalt hij samen met de gemeente welke aanpassingen er noodzakelijk zijn voor het pand. De verbouwing en de te nemen investeringen in het pand zijn voor rekening en risico van de pandeigenaar; de gemeente Deventer. Daar ligt de beslissende stem.  

Op dit moment werkt de directeur DS/ kwartiermaker DNK aan het concept. Dit gebeurt op basis van eerdere onderzoeken, gesprekken, scans van de eigen organisaties, en aanvullende gesprekken om de markt scherp te krijgen. Naast de door de gemeente ingehuurde kennis om een toetsende rol te vervullen op het uitgelijnde proces en de inhoudelijke documenten en vraagstukken, is er ook aanvullende deskundigheid nodig aan de zijde van DNK. Om tot een breder in de organisatie en met Deventer stakeholders gedragen gezamenlijke missie &  statement te komen en de huidige organisatiestructuur door te lichten.    

Op koers

De algemene uitvoering van het project vindt plaats binnen de gestelde kwalitatieve kaders. Een kwalitatief goed doordacht en breed gedragen cultureel- en zakelijk concept is leidend. Hier worden geen concessies gedaan.

Op koers

In overeenstemming met bovenstaand stappenplan voor de V-fase worden de beschikbare middelen ingezet voor de afronding van de definitiefase. Daarna volgt een raadsbesluit waarin de begroting voor de Ontwerpfasen wordt meegenomen.   

Beschikbare budget op basis van de VJN 2021: €120.000.  
Eind vierde kwartaal is €13.225 uitgegeven. Dit bedrag bestaat uit:  

• ureninzet (projectmanagement en ondersteuning) circa €10.000;
• facturen aan bureaus (excl. BTW): circa €3.000 (waaronder €1.807 I’M Architecten mei 2021)

Op basis van het gezamenlijk opgestelde en geactualiseerde PvA voor de V-fase wordt voorzien dat het beschikbare budget ontoereikend zal zijn.  

De V-fase bestaat uit meerdere deelfasen: de Definitiefase en Ontwerpfase. De kosten om te komen tot een DO gebouw en voorlopige investeringsraming is onvoldoende gerelateerd aan de te verwachten investering en worden op dit moment in een gezamenlijke, reële begroting voor deze fase uitgewerkt. Bij de Q2 rapportage zal hiervoor aanvullend budget gevraagd worden. Conform de Leidraad Grote Projecten eindigt de V-fase met een DO en investeringsraming. Echter belangrijk go/no go moment zal plaatsvinden op basis van het VO en investeringsraming. Op basis hiervan kan vervolgd worden met het voorbereiden van de realisatiefase (Definitief Ontwerp en Technisch Ontwerp).

De kosten die horen bij uitwerking op DO- en TO-niveau worden gemaakt na de definitieve GO op het Voorlopig Ontwerp en kunnen daarmee in de Realisatiefase worden gebracht en worden gerelateerd aan het benodigde uitvoeringsbudget.

Nee

Nee

Nee

Op koers

Het gehele project richting (eventuele) realisatie van een toekomstbestendig cultureel- en zakelijk centrum kent meerdere risico’s, te weten; politiek-bestuurlijke, maatschappelijke, financiële, juridische, planning, omgevings- en technische risico’s.  
In het Initiatieffase document zijn reeds diverse risico’s benoemd die aandacht behoeven in de Verkenningsfase. In de Verkenningsfase is externe deskundigheid toegevoegd aan de zijde van de gemeente; Building Leisure (onderdeel van Draaijer en Partners) toetst en adviseert op de werkwijze, de eerder gedane onderzoeken, het nieuwe concept en het bijbehorende operationele plan en beoordeelt objectief of er sprake is van realisme.  

De inventarisatie voor een uitgebreide risicoanalyse onder begeleiding van de concern controller is gestart. De risicoanalyse is onderdeel van de stukken die ter besluitvorming aan uw raad worden voorgelegd. Een actualisatie van de risico’s en de risicobeheersmaatregelen worden in de verkenningsfase verder uitgewerkt.  

Nee

Behoeft aandacht

Na afronden I-fase is gestart met de V-fase. Hiertoe is een gezamenlijk Plan van Aanpak voor de V-fase opgesteld tussen gemeente en DS/DNK. In dit Plan van Aanpak zijn de drie eerdergenoemde stappen onderkend. Besluitvorming omtrent het afronden van de Definitiefase is in mei 2022 voorzien. Dan start na besluitvorming stap 2 in de Verkenningsfase; het voorlopig ontwerp.  

De verwachte einddatum genoemd bij vaststelling Initiatieffase is afhankelijk van de tussenstappen in de besluitvorming en wordt hoogstwaarschijnlijk niet gehaald.  
Voorzien is start Realisatie in 2023, Oplevering in 2024. Dit leidt tot een situatie waarin er langer sprake zal zijn van tekorten bij de DS.

Deze vertraging wordt o.a. veroorzaakt door de herstart met de nieuw aangestelde directeur DS / kwartiermaker DNK, het inhuren van deskundigheid op een krappe markt en de noodzaak tot verdere verdieping en samenhang in de eerder opgeleverde stukken en rolverdeling. Ook worden de evaluatie Leidraad Grote Projecten en evaluatie Viking betrokken in dit proces. Zorgvuldigheid in de voorbereiding staat centraal.  

Op koers

Bij de uitwerking van het concept DNK door de huidige directeur wordt extra ingezet op breed draagvlak binnen de eigen organisaties en binnen de key partners in de stad en in De Kien. Deze zijn gedefinieerd in een participatie & co-creatietraject betrokken stakeholders dat in de komende twee maanden wordt uitgevoerd. Hiervoor is onder aansturing van de directeur/kwartiermaker Yellow Concepts ingehuurd. Vanuit het programma Cultuur wordt gestuurd op samenwerking tussen de diverse culturele partijen. Vanuit De Kien wordt samenwerking tussen Kien partners en zakelijke partners gestimuleerd.    

Koppeling met de toegezegde subsidie Vitaliteit van Steden, €1.6 miljoen voor fysieke projecten in De Kien in relatie tot:  

• Openbare Ruimte: €1,2 miljoen;
• Parkeren: €0,4 miljoen.  

De investeringen (€10,6 miljoen, waarvan circa €3,8 miljoen onrendabele top en €760.000 projectkosten/aanloopverliezen) in de transformatie De Nieuwe Keizer dienen als co-financiering voor deze €1,6 miljoen.